Datalekken
Een datalek op school: wat moet u doen?
Op school gaan dagelijks veel gegevens rond: cijfers, verslagen, zorgdossiers en adressen. Een datalek zit dus in een klein hoekje. Belangrijk is dat iedereen weet wat er dan moet gebeuren, en dat medewerkers een fout durven te melden.
Voorbeelden op school
- Een mail aan alle ouders van een groep met alle adressen zichtbaar.
- Een rapport of zorgverslag naar de verkeerde ouder.
- Een gestolen laptop zonder versleuteling.
- Een overzicht met leerlinggegevens dat per ongeluk voor iedereen te openen is.
Stap 1: beperk de schade
Vraag ontvangers een verkeerde mail te verwijderen. Zet het delen van een bestand terug naar alleen de juiste mensen. Laat een gestolen apparaat op afstand wissen.
Stap 2: meld het intern
Spreek één aanspreekpunt af, bijvoorbeeld de directeur of de privacycontactpersoon, met een vervanger. Zorg dat iedere medewerker weet wie dat is.
Stap 3: bepaal of de school moet melden
Levert het datalek een risico op voor de leerlingen of hun ouders? Dan meldt de school het binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via het meldloket op de website van de AP. Gaat het om gevoelige informatie, zoals een zorgverslag, dan is dat risico er al snel.
Is het risico hoog, dan informeert u ook de ouders, zodat zij weten wat er is gebeurd.
Hoort uw school bij een bestuur? Dan is het bestuur meestal verantwoordelijk voor de melding. Spreek vooraf af hoe een school een datalek doorgeeft en wie er meldt.
Stap 4: leg het vast
Houd elk datalek bij in een eenvoudig register: wat er gebeurde, wat de gevolgen waren en wat u eraan deed. Ook als u het niet hoefde te melden.
Leer ervan, zonder schuldvraag
Een leerkracht meldt een fout alleen als hij of zij niet bang is voor de reactie. Bedank wie meldt, en kijk samen hoe het de volgende keer anders kan.
Hoe staat uw organisatie ervoor?
Doe de zelfcheck in twee minuten, of plan een vrijblijvende kennismaking. Dan kijken we samen wat u als eerste oppakt.