Delen
Leerlinggegevens delen met ouders: zo doet u het veilig
Kort antwoord: deel leerlinggegevens bij voorkeur via het ouderportaal of het leerlingvolgsysteem, niet via een gewone mail of een groepsapp. Moet het toch per mail, controleer dan het adres en stuur gevoelige stukken nooit naar een hele groep.
Ouders willen weten hoe het met hun kind gaat, en dat is goed. Maar een rapport, een verslag van een zorgoverleg of een mail over gedrag bevat gegevens die niet bij anderen mogen terechtkomen. Het gaat zelden mis door kwade wil. Meestal is het haast.
Kies het juiste kanaal
- Ouderportaal of leerlingvolgsysteem: de veiligste plek voor rapporten, cijfers en verslagen. Alleen ouders met een eigen inlog kunnen erbij.
- Mail: prima voor afspraken en algemene vragen. Gevoelige informatie liever niet.
- Groepsapp: handig voor praktische zaken, zoals het schoolreisje. Nooit voor informatie over één kind.
Vijf gewoontes die fouten voorkomen
- Controleer het adres voordat u op verzenden drukt. Het automatisch aanvullen van adressen is een bekende valkuil.
- Mail een groep ouders altijd met de adressen in BCC, zodat ze elkaars adres niet zien.
- Noem in de onderwerpregel geen namen of zorgen.
- Stuur geen lijsten met leerlinggegevens als bijlage, maar deel ze in het systeem.
- Twijfelt u of een ouder iets mag ontvangen? Overleg dan eerst met de directie of de administratie.
Tip: leg bij een bijzondere gezinssituatie in de administratie vast wie welke informatie krijgt. Dan hoeft geen enkele leerkracht te gissen.
Ging het toch mis?
Is een mail met leerlinggegevens bij de verkeerde ouder terechtgekomen? Vraag de ontvanger de mail te verwijderen en meld het bij uw aanspreekpunt. Het kan een datalek zijn. Lees wat u doet bij een datalek op school.
Hoe staat uw organisatie ervoor?
Doe de zelfcheck in twee minuten, of plan een vrijblijvende kennismaking. Dan kijken we samen wat u als eerste oppakt.